مهارات إدارة االاجتماعات في العمل
الانطباعات عن الاجتماعات :
يشكو بعض العاملين في الجهات والمؤسسات المختلفة في العمل من عدم فائدة
الاجتماعات حيث إنها تمثل مضيعة للوقت من وجهة نظرهم . بل إن معظم
الاجتماعات لا يوجد أهدف لها بل انهم يذهبون إليها لمجرد الحضور فقط وفي معظم
الأحيان يتم فض الاجتماعات دون تحقيق أهداف تذكر .
نشاط (1) : تحليل بعض العبارات عن الاجتماعات ؟
في الجدول التالي ثلاث عبارات كثيراً ما يطلقها من يحضرون بعض اجتماعات
سيئة التنظيم وتفتقر إلى السيطرة والتوجيه ، أقرا كل منها ثم حاول خلال
دقيقة واحدة أن تسجل في الخانة التي أمامها ما تدل أو تشير إليه ؟
ما تدل أو تشير إليه العبارة العبارة م
دلالة على عدم وجود هدف للاجتماع لا أرى مبرراً لعقد الاجتماع 1
يشير إلى أن نتيجة الاجتماع كانت معدة سلفاً كان وجودي في الاجتماع شكليا
2
إشارة إلى انه قد استثني من قرارات الاجتماع لم يكن في الاجتماع أي شيء
يخصني 3
إن الاجتماع لم يحقق الأهداف الموضوعة من اجله الاجتماع ولم نصل إلى تحقيق
نتائج لم نخرج بأهداف تحققت من خلال هذا الاجتماع 4
تم في النشاط السابق التعرف على انطباعات بعض من يحضرون الاجتماعات ،
وبتطبيق النشاط التالي سوف توضح بموضوعية موقفك من الاجتماعات ، وهذا سوف
يمكنه من مساعدتك في تطوير مهارتك ومعارفك بخصوص إدارة الاجتماعات .
نشاط (2) : التعرف على موقفك من الاجتماعات مع من تعقد معهم اجتماعات مع
أطراف أخرى في إدارتك :
أ) هل تعتقد أن الاجتماعات مع العاملين مع أشخاص أخرى في إدارتك ضرورية
أم لا ؟
نعم لا أخرى تبين
ب) أذكر في نقاط باختصار مبررات إجابتك ؟
1-
.................................................. ....................................
2-
.................................................. ................................
3-
.................................................. ............................
4-
.................................................. ............................
5-
.................................................. .................................
6-
.................................................. ......................
ج) الاجتماعات تفشل نتيجة لعدة لأسباب عديدة من أهمها:.
1-
.................................................. ...............................
2-
... .................................................. ............................
3-
. .................................................. .............................
4-
.................................................. .............................
5-
.................................................. ............................
6-
.................................................. ..............................
7-
.................................................. ...................................
1- مفهوم الاجتماعات :
تعرف الاجتماعات بأنها \\\" عبارة عن تجمع شخصين أو أكثر في مكان معين
للتداول والتشاور وتبادل الرأي في موضوع معين أما الاجتماعات الفعالة فهي التي \\\" تحقق الأهداف المرجوة منها في اقل وقت ممكن وبرضى غالبية الأعضاء
2- أنواع الاجتماعات :
توجد عدة أنواع للاجتماعات تبعاً لتعدد أسس تصنيفها ، وفيما يلي أهم
أنواع الاجتماعات وتصنيفاتها :
1- من حيث المدة أو الزمن :
أ- اجتماعات دورية : وهي التي تعقد بصورة دورية قد تكون أسبوعية أو شهرية
أو سنوية أو خلافه ، ويغلب عليها الطابع الرسمي ومن أمثلتها الاجتماع
الشهري للموجهين , الاجتماع الأسبوعي للميسرات في بعض الإدارات وهكذا .
ب- اجتماعات غير دورية : وهي التي تعقد كلما دعت الحاجة إليها ( ليس هناك
وقت محدد لعقدها ) لبحث مشاكل أو مواضيع طارئة .
2- من حيث الشكل :
أ- اجتماعات رسمية : وهي التي يتحكم في تكوينها وفي سير إجراءاتها قوانين
وأنظمة محددة ( أسلوب التصويت في الاجتماع ، حق الأغلبية في إصدار القرار
، عدد المرات التي يحق للعضو فيها الكلام ، الفترة المحددة للعضو للكلام ) .
ب- اجتماعات غير رسمية : وهي التي لا يحكم تكوينها قوانين أو أنظمة محددة
وتتسم بالمرونة والسهولة ، ولا يوجد لها قواعد أو أصول للمناقشة أو كيفية
اتخاذ القرار .
3- من حيث المستوى :
أ- اجتماعات على مستوي قسم الفصل الواحد
ب- اجتماعات على مستوى الإدارة التعليمية
ج- اجتماعات على مستوي المديرية
3- أهمية الاجتماعات:
تعد الاجتماعات من أكثر وسائل الاتصال أهمية ، وتأتي أهميتها في دورها
الحيوي كوسيلة اتصال فعالة في حياة الشعوب سواء على مستوى الأفراد أو على
مستوى التنظيمات، حيث يمكن من خلالها تحقيق الأمور التالية في إدارة الفصل
الواحد :
1- التوصل إلى دراسات كاملة وشاملة ومستفيضة ومتأنية للقرارات المتعلقة
بالمواضيع الكبيرة في قسم الفصل الواحد ، وذلك من خلال تنوع خبرات وتخصصات
الأعضاء ونقاشاتهم البناءة القائمة على المشورة وتبادل الرأي .
2- التوصل إلى قرارات جماعية تتسم بالنضج والعمق والصدق والموضوعية بعكس
القرارات الفردية التي تعتمد على قدرات شخصية وتتسم أحيانا بالتحيز
والمصالح الشخصية .
3- التنسيق بين مختلف أوجه الأنشطة والجهود بين الإدارات والأقسام داخل
الادارة الأقسام المختلفة
4- إتاحة الفرصة للموظفين حديثي الخبرة للاحتكاك بمن هو أقدم منهم خبرة
وممارسة وتجربة ( التدريب ) .
5- إتاحة الفرصة للقادة الإداريين والمشتركين في الاجتماع لتوصيل آرائهم
وتوجيهاتهم ووجهات نظرهم إلى بقية العاملين عن طريق الأعضاء المشاركين ،
كما تتيح في نفس الوقت توصيل مطالب وشكاوى العاملين .
6- رفع معنويات الأعضاء المشاركين من خلال إتاحة الفرصة لهم للتعبير عن
آرائهم وأفكارهم والمشاركة في صنع القرارات .
4- المراحل الرئيسية لعملية إدارة الاجتماعات :
لكي تحقق الاجتماعات أهدافها المرجوة ، فلا بد من العمل على إدارتها
بطريقة فعالة ،
أن عملية إدارة الاجتماعات تنقسم إلى ثلاث مراحل أساسية هي :
المرحلة الأولى : مرحلة ما قبل انعقاد الاجتماع .
المرحلة الثانية : مرحلة أثناء الانعقاد الاجتماع .
المرحلة الثالثة : مرحلة ما بعد الانعقاد .
ولأهمية كل مرحلة من هذه المراحل ، واشتمال كل منها على عدد من الخطوات
والأدوار الرئيسية ، فإننا سوف نتطرق لكل منها بشيء من التفصيل .
المرحلة الأولى : مرحلة ما قبل انعقاد الاجتماع .
تسبق هذه المرحلة عقد الاجتماع ، ويجب فيها الاهتمام بعدة أمور أو
خطوات هامة وفي هذه
المرحلة يجب أن نسأل أنفسنا الأسئلة الآتية
1) لماذا يعقد الاجتماع ؟ ما هي الأهداف والتوقعات من الاجتماع ؟
2) ما هو نوع الاجتماع الذي نريده ( مناقشة – اتخاذ قرار ....الخ ؟
3) من هم المستهدفين أو المدعوون لحضور الاجتماع ؟
4) ما هو نوع الاندماج والمشاركة التي نريده عن المجموعة في الاجتماع ؟
5) ما هو عدد الأعضاء الملائم للاجتماع ؟
6) أين سيعقد الاجتماع وما هي الترتيبات اللازمة لإعداد المكان ؟
7) كيف نوزع الأدوار والمسئوليات في الاجتماع ؟
8) من سيكون له السلطة في اتخاذ القرار ( الكل أم الرئيس ) ؟
9) ما هي الطرق والأساليب التي من خلالها نأخذ القرار ( قرار
جماعي – تصويت –..... أخرى ؟
10) ما هو الوقت المخصص للاجتماع ؟
11) هل هناك جدول أعمال سابق ؟
12) هل هناك شخص يقوم بتسجيل الاجتماع ؟
* من المهم جدا التفكير جيد والإعداد الجيد من خلال الإجابة علي هذه
الأسئلة وسندرس أهم هذه الخطوات كالتالي :
1- تحديد الهدف من الاجتماع :
( المدير المسئول عن أمر عقد الاجتماع )
* إن الاجتماعات تستغرق وقتا وجهدا كبيرا ، ولكن مع \\\"ذلك يدعو البعض
إلى عقد اجتماع لأنهم لم يفكروا في البدائل المناسبة التي يمكن أن تعطي
النتائج ذاتها\\\" أو لأنهم يرون إن جمع الأشخاص معا يمكن أن يكون عنصر راحة
نفسية وأسلوبا معتادا في معالجة الأمور وتجنب تحمل المسؤولية الشخصية .
* وجود عدة أهداف للاجتماعات مثل : طرح بعض المعلومات أو تبادل الأفكار
والآراء بشأن موضوعات محددة أو العمل على القيام ببعض التغييرات في طرق
وأساليب العمل أو مناقشة بعض السياسات أو إعداد بعض التقارير حول موضوع معين
أو توضيح بعض الأمور المرتبطة بالعمل أو الأفراد ، أو الحصول على تأييد
بعض الأفراد لبعض الأفكار والمقترحات …. الخ ،
* ويؤكد كلا الكاتبين السابقين على أهمية أن يفكر المدير مسبقا قبل
الاجتماع ويسأل نفسه عن الغرض أو الهدف منه ؟ هل هو أنسب وسيلة لتحقيق الهدف ؟
* تحديد من الذي سوف يدعى للاجتماع : ( المدير المسئول عن أمر عقد الاجتماع أو من ينيبه)
* يجب على المدير المسئول أن يفكر في تحديد ما إذا كان سوف يرأس
الاجتماع بنفسه أم سوف ينيب شخصاً آخر عنه ، وفي كلا الحالتين يجب عليه أن يتذكر
أنه كلما قل عدد المشاركين كلما كان أفضل ، وان يتأكد من توافر عدة شروط
في الأعضاء المزمع دعوتهم لحضور الاجتماع أهمها يلي :
أ) أن يكون ذا صلة بالموضوعات المطروحة للنقاش في الاجتماع
ب) أن تتوافر لديه الخبرة والإلمام بالموضوع .
ج) أن تتوافر لديه الرغبة والحافز للمشاركة في الاجتماع .
د) أن يكون قادرا على العمل الجماعي .
ه) ألا يكون من النوع الذي يفرض رأيه على الآخرين .
و) ألا يكون من النوع الذي لا يستطيع التحدث أمام الآخرين ( خجول وغير منفتح اجتماعيا ) .
* ويضاف إلى الشروط السابقة بالنسبة للمدير المسئول عن أمر عقد الاجتماع
أو من يكلفه برئاسة الاجتماع ،أن يلم بخطوات ومبادئ إدارة الاجتماعات هو
الذي يبني علاقته مع بقية الأعضاء على التعاون والثقة والمساواة في إعطاء
الفرص لجميع الأعضاء بحيث يتيح لكل عضو أن يعبر عن آرائه وأفكاره بحرية
وتفيد هذه الخطوة السابقة في عدة أمور أهمها : إرسال الدعوات
والمعلومات للمدعوين للاجتماع قبل عقده بوقت كافي وبذلك يتمكنون من التحضير
للاجتماع بشكل جيد ، واختيار وترتيب مكان الاجتماع .
2- إعداد جدول أعمال الاجتماع : ( رئيس الاجتماع والسكرتير)
* لجدول أعمال الاجتماع دور كبير جدا في إنجاح الاجتماع ، ونظرا لذلك فإن
يؤكد على ألا يكون عبارة عن ورقة توزع على المشاركين قبل الاجتماع مثل
البيانات التي توزع في الشوارع ، بل يجب أن يكون عبارة عن وثيقة عمل تعمل
كدليل يبقي الجميع في مسار معين وتمنع استغراق اقل المواضيع أهمية بمعظم وقت
الاجتماع ، كما يبين أن نقاط جدول الأعمال المثالي هي : الهدف من الاجتماع
وتاريخه ومدته ومكان حدوثه ، وأسماء المشاركين فيه ، ومواضيع المناقشة
الروتينية ، ومواضيع النقاش الصعبة أو القابلة للجدل ، وأي أعمال أخرى تستجد
.
* أهمية ترتيب الموضوعات في تناولها وفقا لأهميتها النسبية ، وتحديد وقت
مناقشة كل موضوع ( إن أمكن ذلك ) ، وعلى مراعاة القواعد التالية عند إعداد
جدول أعمال الاجتماع :
أ) الاقتصار على الموضوعات ذات الصلة بالهدف من الاجتماع .
ب) مراعاة ما يعرفه الأفراد المشاركين عن الموضوعات المطروحة للنقاش .
ج) العمل على عدم إطالة زمن الاجتماع قدر الإمكان ( تشير الدراسات إلى أن
انتباه الأفراد وتركيزهم يمكن الحفاظ عليه إذا لم تزد المدة في المتوسط عن ساعتين ) .
د) اختيار الوقت الملائم لعقد الاجتماع ( تشير الدراسات إلى أن الأفراد يكونون في حالة يقظة ذهنية بين الساعة التاسعة والنصف صباحا والساعة الثانية عشرة ظهرا أو – إذا تناولوا غذاء خفيفا – بين الساعة الثانية بعد الظهر والخامسة مساء ) .
3- اختيار وتنظيم قاعة الاجتماع : ( سكرتير الاجتماع تحت إشراف الرئيس)
* يتطلب نجاح الاجتماعات توفر عدد من العوامل المهمة في مكان الاجتماع
، ومن تلك العوامل هي : مناسبة حجم القاعة لعدد المشاركين ، مناسبة ترتيب
مائدة ومقاعد الاجتماعات ، توافر كافة الأجهزة والأدوات اللازمة لعرض
الموضوعات ، توافر درجة الإضاءة والتهوية والحرارة الملائمة ، خطة وبطاقات
تحدد أماكن جلوس المشاركين .
* وبخصوص شكل الاجتماع يجدر الإشارة إلى أن ذلك يعتمد إلى حد كبير على
الهدف من الاجتماع ، وان انسب شكلين هما الشكل الدائري والبيضاوي حيث
يتيحان اكبر قدر من التفاعل بين المجتمعين .
* إعداد وإرسال الدعوة والمعلومات اللازمة للاجتماع : ( سكرتير الاجتماع تحت إشراف الرئيس)
* ويراعي أن يكون ذلك قبل موعد عقد الاجتماع بوقت كاف ، وان يرفق بها
جدول أعمال الاجتماع .
المرحلة الثانية : مرحلة أثناء الانعقاد الاجتماع
وهي تشمل كافة الفعاليات التي تتم خلال فترة عقد الاجتماع ( الفترة المحددة لبداية ونهاية الجلسة ) ، ويتوقف نجاح إدارة الاجتماع في هذه المرحلة على مدى جودة الإعداد لها في المرحلة السابقة ، كما يعتمد على مدى تفهم كل من رئيس وأعضاء الاجتماع للأدوار المطلوبة منهم وتنفيذها على الوجه المطلوب .
أولا : الأدوار المطلوبة من أعضاء الاجتماع :
1- معرفة الهدف من الاجتماع والدور الذي يلعبه فيه .
2- قراءة المعلومات المرتبطة بموضوعات الاجتماع قبل حضوره حتى يشارك في
الاجتماع بفعالية .
3- الحضور إلى مكان الاجتماع في الوقت المناسب ، أو الاعتذار وإنابة عضو
آخر ملم بالموضوع في الحضور عنه .
4- عدم مغادرة قاعة الاجتماعات أثناء الانعقاد إلا لأسباب ضرورية يأذن بها
رئيس الاجتماع
5- الاستئذان للمشاركة في إبداء الرأي والمناقشة ، وأن تكون بشكل موضوعي
وخالي من التحيز أو التعصب .
6- الاستفسار عن المعلومات أو الموضوعات غير الواضحة أو غير المفهومة
أثناء الاجتماع
7- الاستعداد العالي لتقبل الآخرين والإصغاء إليهم .
8- الابتعاد عن الاتجاهات السلبية نحو الاجتماع أو بعض الموضوعات المطروحة
فيه للنقاش
9- الالتزام بآداب الحديث مع الآخرين أثناء النقاش أو الاستفسار .
ثانيا : أهم الأدوار المطلوبة من رئيس الاجتماع :
1- مراجعة كافة التعليمات والمعلومات والتجهيزات اللازمة للاجتماع قبل
حضور الأعضاء ، وتوجيه لجنة السكرتارية باستقبال الأعضاء المشاركين في الوقت
والمكان المحدد .
2- أن يستحضر في ذهنه المراحل الأربع التي يمر بها الاجتماع وأن يعمل على
الاستفادة منها ، وتلك المراحل الأربع هي :
أ) تشكيل الاجتماع : مرحلة البدء بالاجتماع ، وفي هذه المرحلة يدرس
المشاركون بعضهم بعضا ويسعون لمعرفة مواقف الآخرين وخلفياتهم .
ب) المرحلة العاصفة : مرحلة النقاش والرد ، وفي هذه المرحلة يبدأ
المشاركون بالانفتاح والانهماك في مناقشات وتحديات كلامية ، قد تؤدي إلى سوء تنظيم
الاجتماع .
ج) مرحلة التطبيع : مرحلة العمل بإنتاجية ، وفيها تتطور الأفكار ويتم
الوصول إلى تسويات ، وترسيخ إطار عام واضح يمكن الجميع من معرفة ما هو مطلوب
منهم .
د) مرحلة الأداء : مرحلة النتائج ، وفيها يولد المجتمعون إجماعا ويحصلون
على النتائج .
3- افتتاح الاجتماع في الوقت المحدد مع مراعاة النواحي التالية : الترحيب
بالمشاركين ، وإتاحة الفرصة لهم للتعريف بأنفسهم ، وحصر الغائبين ،
والتذكير بهدف وأهمية الاجتماع أو مراجعة نتائج الجلسة السابقة ، والتعريف
بالمواضيع المحددة للمناقشة ، والتأكيد على الالتزام بالوقت .
4- اختيار مقرر ولجنة صياغة لوقائع جلسة الاجتماع ، وذلك بالاتفاق مع
أعضاء الاجتماع .
5- طرح موضوعات الأعمال في الوقت المحدد ، وتشجيع الأعضاء على إبداء وجهات
نظرهم واستثارة حماسهم ودافعيتهم للمشاركة في النقاش.
6- إعطاء العناية الكافية لنوع الأسئلة التي تثار في الاجتماع .
7- توجيه النقاش ومنعه من الانحراف عن هدفه ( إيقاف النقاشات الجانبية ،
استئثار بعض المشاركين بالكلام لفترة طويلة .... الخ ) .
8- حفظ النظام داخل الاجتماع ، والحسم في مواجهة أي محاولات للخروج
بالاجتماع عن هدفه .
9- فرض آداب الحديث وقواعد المناقشة على المشاركين وعدم السماح لأي فرد
بالانحراف عنها .
10- اختيار الأسلوب الملائم للتعامل مع المشاركين وفقاً لنمط شخصية كل فرد
منهم (المعارض ، والمتعالي ، والمتعصب ، والثرثار ، والمنطوي .... الخ) .
11- بلورة النقاشات للحصول على إجماع على النتائج ، وذلك من خلال الإعلان
عن نقاط الاتفاق وتدوينها أولا بأول ، وإعادة مناقشة نقاط الاختلاف
والإعلان عن اقرب النتائج المحتملة للاتفاق .
12- اختتام الاجتماع في الوقت المحدد بشكل مثير لحماس الأعضاء ، ويراعى في
ذلك : إعادة تذكير الأعضاء بأهداف الاجتماع وما تحقق منها ، تلخيص أهم ما
توصل إليه الاجتماع من نتائج وقرارات ، توجيه الشكر للأعضاء على ما قدموه
، تكليف الأعضاء بإنجاز ما أوكل إليه من مهام ، إبلاغ الأعضاء بموعد
الاجتماع القادم إن لزم الأمر .
المرحلة الثالثة : مرحلة ما بعد الانعقاد .
وهي المرحلة التي تلي انتهاء جلسة الاجتماع ، ويتم فيها القيام بعدة
خطوات أهمها ما يلي :
أولاً : توثيق الاجتماع :
يجب فور انتهاء الاجتماع إعداد محضر مطبوع بذلك ، ويجب أن يتضمن المحضر
النقاط التالية :
ü عنوان يشير إلى موضوع الاجتماع وتاريخ ومكان انعقاده .
ü قائمة بأسماء الأشخاص المشاركين .
ü اعتذارات الأشخاص الذين لم يحضروا .
ü اسم رئيس الاجتماع .
ü جدول الأعمال .
ü ملخص عن ما تم القرار عليه في كل بند في جدول الأعمال .
ü خلاصة توزيع المسئوليات بالأسماء على الإجراءات التنفيذية .
ü تحديد نهاية الاجتماع وموعد الاجتماع التالي .
* ومهم جدا ان نؤكد علي مراعاة النواحي التالية عند كتابة محضر الاجتماع
: استعمال صيغة الماضي ، وصف الحقائق والوقائع فقط بدون إعطاء آراء شخصية
، الإشارة إلى أي إجراء تنفيذي بالأحرف العريضة وبجانبه الأحرف الأولى من
اسم أو مركز الشخص المسئول عنه .
* وبعد الانتهاء من إعداد المحضر وتأكد الرئيس من خلوه من الأخطاء فانه
يقوم وكافة الأعضاء الحاضرين بالتوقيع عليه ومن ثم توزيع نسخة منه على كل
الأعضاء المشاركين في الاجتماع .
أولا : تقييم الاجتماع :
وتجد الإشارة هنا على أهمية قيام رئيس كل اجتماع وكافة الأعضاء
المشاركين بتقييمه كل اجتماع بعد الانتهاء منه ، وذلك بهدف التعرف على المشكلات
التي تعرض لها الاجتماع والعمل على تفاديها في الاجتماعات المقبلة .
والطريقة البسيطة لفعل ذلك هي الطلب من الأعضاء ملء استمارة تقييم
الاجتماع – التي لا يستغرق ملؤها أكثر من دقيقة – قبل مغادرتهم مكان أو مقر
الاجتماع ، وتتضمن الاستمارة الأسئلة التالية :
· هل كان هذا الاجتماع مفيدا لك ؟ نعم / كلا .
· هل تمكنت من قول كل ما تريد قوله في الاجتماع ؟ نعم / كلا .
· هل أنت راض عن كيفية إدارة الاجتماع ؟ نعم / كلا .
· هل تعرف ما يتوجب عليك فعله نتيجة للاجتماع ؟ نعم / كلا .
· هل لديك أي تعليقات أخرى ؟ نعم / كلا .
ثالثا : متابعة تنفيذ القرارات المتخذة :
تعبر الحصيلة الإجمالية للاجتماعات دائما على مدى نجاح تلك الاجتماعات ،
وكثيرا ما يتوقف ذلك على عنصرين أساسيين هما :
1- مدى قيام الأعضاء المشاركين في الاجتماع بإنجاز المهام الموكلة إليهم
أولا بأول
2- مدى وصول القرارات التي تم اتخاذها في الاجتماع إلى الجهات والأشخاص
ذوي العلاقة ، وقيامهم بتنفيذ ما جاء فيها .
5- مهارات إدارة الاجتماعات
كيف تدير اجتماعا ناجحا :
عند الحديث عن إدارة الاجتماعات لابد أن نتحدث عن 4 مهارات أساسية هي :
1- مهارة التهيئة والمقدمة
2- مهارة التعامل مع جميع الأفراد المشاركين بمختلف انماطهم الشخصية
3- مساعدة الحاضرين وتشجيعهم علي المشاركة الإيجابية
4- الوصول إلى قرارات جماعية
أولا : مهارة التهيئة والمقدمة
قبل البدء في الدخول في مناقشة جدول أعمال الاجتماع ينبغي تهيئة
الحاضرين
من خلال عمل تهيئة أو مقدمة قصيرة ويتم تهيئة الحاضرين في
الاجتماع من
خلال أساليب مختلفة منها :
· طرح سؤال
· عرض ملخص الاجتماع السابق
· عرض صورة
· عرض مقارنة أو أرقام مثيره
· سرد قصة
· أخرى
ثانيا : مهارة التعامل مع جميع الأفراد المشاركين بمختلف انماطهم الشخصية
* من المهم جدا في إدارة الاجتماعات أن يكون قائد الاجتماع
لديه الخبرة في الخبرة في التعامل
مع الأنماط الشخصية المختلفة للناس وكيفية التعامل معها :
لذلك سنتناول الأنماط المختلفة
من الناس وكيف نتعامل معهم أثناء الاجتماعات :
ثالثا : مساعدة الحاضرين وتشجيعهم علي المشاركة الإيجابية
1- كيف تنظم الحديث :
* عندما يبدأ اكثر من واحد الحديث في وقت واحد تقول له : لحظة من
فضلك سنسمع واحد فقط وليكن فلان .. ثم بعد ذلك فلان ... ويليه فلان
وإذا أراد عضو أن يقاطع المتحدث يمكن أن تقول له انظر يا .. وتأخذ
دورك بعد .. بهذا سيدرك إعشاء الاجتماع أن منظم الاجتماع حازم
وعادل في إدارته للجلسة أو الاجتماع
* يجب أن يكون الشخص القائم بإدارة الاجتماع علي وعي بالرسائل غير
اللفظية التي يرسلها إلى المجموعة في الاجتماع ( وضع جسمه – تعبيرات
وجهه وعينيه , فقد ينقل تعبيرات عن عدم الحماس والسرور من أراء
الأعضاء أو يعبر عن الإحباط والسلبية تجاه البعض الأخر
* في إدارتك للاجتماع كن حساسا لمن حولك في الاجتماع , وبما انك
تواجه المجموعة مباشرة فعليك أن تنظر في الأعين وتري انك تواجه من
يريد التحدث أو من يعبر عن اتفاقه أو اعتراضه , ومن يهتم بما يجري
ومن يجري حديث أخر ولا يبالي ,
2- كيف تشجع علي المشاركة :
هناك مشكلتان رئيسيتان تعوقان المشاركة في الاجتماع
· الأولى هي عدم القدرة علي اخذ فرصة للحديث
· والثانية هي الخوف من النقد والهجوم
* ويقع العبء الكبير في منع حدوث ذلك , فتفويض الجماعة يعطيك سلطة
التنظيم مثل شرطي المرور . فعليك أن تمنع الاستئثار بالحديث والهجوم
علي بعض الحاضرين بما فيهم الأعضاء الغائبين عن الاجتماع .
* حاول أن تمنع التعليقات المحبطة مثل : هذا الاقتراح غير
عملي , أو هذا لن يفيد علي الإطلاق ... هذه التعليقات تضفي علي الجلسة جوا
من السلبيةوالعدوانية وتعيق المشاركة
* شجع التعليقات البناءة مثل هذه فكرة رائعة أو دعنا نكمل ما
بدأته من
اقتراحات ... هذه التعليقات تشيع جوا من التقبل والتفاؤل
وتشجع الحاضرين في
الاجتماع علي المشاركة وخاصة الخجولين منهم أو الهادئين
بطبعهم
* لا تبالغ في تشجيعك للحاضرين في الاجتماع بأن تتغافل عن
الأخطاء والمعوقات
ولكن كن علي مستوي المسئولية ونبه الحاضرين إلى أخطائهم
بطريقة تساعد
الأعضاء علي تغير طريقتهم إلى الأحسن
3- مهارة طرح الأسئلة علي الحاضرين
إن موضوع مهارات طرح الأسئلة الجيدة هو أساس فن الاتصال
الجيد, فالشخص
الذي يواظب على طرح الأسئلة سيكون هو الشخص الوحيد القادر
على إدارة اتجاه
مواضيع المحادثات. وهذا يعني بطبيعة الحال أن موظفاً
صغيراً, أو أقل نفوذاً
يستطيع أن يسيطر على الموقف, وذلك بطرحه أسئلة صحيحة
وحيوية.
إ* ن الفرق الرئيسي في طرح الأسئلة يكمن في أنه يوجد سؤال مغلق يعالج
حقيقة مفردة وله جواب محدد بنعم, أولا, وسؤال مفتوح يشجع الشخص الآخر على
التكلم, والإطناب, والشرح. إن معظم الناس يدركون هذه الحقيقة ولكنهم يجدون
صعوبة بالغة في إيجاد الأسئلة الخلاقة والمفتوحة, لذلك إليك بعض الاقتراحات
بهذا الصدد:
الأسئلة المفتوحة والصريحة تساعدك على الانطلاق :
كيف بإمكاننا أن نعالج هذا الوضع؟
أخبرني كيف يمكن أن ترى الوضع؟
كيف تشعر حيال هذا الأمر؟
إنه من الأفضل أن تبدأ أية مواجهة بأسئلة مفتوحة, وصريحة, وتتدرج إلى
التفاصيل بعد أن تأخذ الصورة العامة الكلية, وتوفيها حقها؟
الأسئلة المشجعة تحافظ على التقدم في الموضوع وتكتشف خفايا القضايا:
هل تستطيع أن تخبرني أكثر قليلاً عما فعلته؟
وبعد ذلك ما الذي حدث؟
استمر من فضلك هذا شئ مفيد
ماذا تعني بذلك؟
بأية طريقة من الطرق؟
إن كل هذه الأسئلة أعلاه يمكن أن تعيد انطلاقة الشخص الذي أعطاك إجابات
قصيرة, وناقصة في المرة الأولى, وتستطيع أن تحافظ على التقدم في الموضوع
بالإصغاء إلى الكلمات, والمواضيع الرئيسية في الخطاب وأن تضمنها في سؤالك
القادم. فمثلاً إذا قال أحدهم سوف أضع حداً لهذا فإن سؤالك التالي له سيكون:
حسناً وما الإجراءات التي اتخذتها لتضع هذا الحد؟
إن غالبية من الناس يمكن أن يبدأو بأسئلة جيدة ولكنهم لا يستطيعون متابعة
موضوعهم بالشكل الصحيح حيث يمكن أن يلمسوا الموضوع, ولا يحصلوا على
المعلومة المفيدة, والكافية.
الأسئلة الدقيقة تؤدي إلى التعمق والدقة:
كيف وصلت إلى ذلك القرار؟
ماذا تعتقد سبب حدوث ذلك؟
أخبرني عن المرة الأخيرة حينما لاحظت وجود شئ كهذا.
احترس من كلمة لماذا..؟ لأنها توحي بالانطباع بأن السائل ينتقد, أو لا
يوافق. وحالما بدأت بتوجيه الأسئلة, فإنه من المهم أن تحافظ على لغة مفتوحة
وصادقة للجسم.
الأسئلة المغلقة تؤدي للحصول على معلومات مضبوطة:
في أي وقت حدث ذلك؟
هل ذهبت إلى ذلك المكان؟
ويمكنك استعمال كلمة كيف, وكلمة كم. لأن الأسئلة المغلقة يمكن أن تصبح
مفيدة لجلب وفحص التفاصيل الدقيقة, ولكنها ليست جيدة ولا تساعد أياً من
المتواجهين في إضفاء العلاقة الودية, والاسترخاء عليهم. وإذا أحسست أن الشخص
الآخر يبدأ بإعطاء أجوبة ناقصة وقصيرة فحاول أن تطرح أسئلة مفتوحة لتعيد
الأشياء إلى مجراها الطبيعي من جديد.
الأسئلة التي يجب أن تتجنبها :
أسئلة المكاشفة: وهي ليست بالأسئلة بل بيانات مموهة مثل هل تشعر أن؟
وهي في واقع الأمر تعني اشعر أن ....., بينما يجب أن يكون السؤال أليس صحيحاً
أن؟ يعني أعتقد أنا إن كذا وكذا...
الأسئلة المحملة: وهي ليست بالأسئلة أيضاً, ولكنها تعابير لعدم القبول
مثل ألا ترى أن...؟ وألا تدرك أن....؟ وكلاهما يعني اللوم, والسخرية. وهي
ليست بالأسئلة الحقيقية بل أسئلة مخادعة يجب تجنبها.
الأسئلة مفيدة حصراً إذا استمتعت إلى الأجوبة
إن الأجوبة التفكيرية تستطيع أن تدعم لغة الجسد, وتشير إلى أن تصغي, وتسمع
جيداً. ويجب على ما يبدو أنه موضوع رئيس واعكسه حالاً, وأنه لمن الأفضل أن
تستعمل بيانات لا أسئلة عليها مثل أنت تشعر أن..., أنت تعتقد أن..., أنت
ترى هذا كـ...., وإذا كنت غير متأكد, فغلّف تفكيرك بشيء من التجريبية مثل
أن تقول : يبدو لي أنك كمن يشعر أن..., وأنني يحصل لدي انطباع بأن..., وذلك
لجعل الشخص الآخر يصحح أي سوء تفاهم قد يجعل من طرح الأسئلة. وكفائدة
إضافية فإنك إذا فكرت بطريقة متكررة فستجد أنك لست بحاجة لأخذ أية ملاحظات.
وإذا قمت دائماً بتلخيص الذي يحدث بين كل واحد منكما, وبين الآخر فإنك
ستحصل على النتائج التالية:
ستصبح الأشياء أكثر وضوحاً بينكما.
ستبرهن أنك حقيقة كنت مصغياً ومستمعاً.
إنه كان هناك شعور بالتعاون, والاتفاق.
إنه بمقدورك أن تغلق موضوعاً, وتبدأ ببحث موضوع آخر.
الأسئلة المفتوحة *
إن نجاحك في محاولة التعرف على حقيقة مشاعر مرؤوسيك وما يدور بداخلهم من
أفكار يطلق عليه فن الأسئلة المفتوحة. وتمكن تلك الأسئلة من قيام المرؤوسين
بالتحدث إليك بإسهاب بينما تكتفي بالاستماع إليهم وتشجيعهم على التعبير عن
كل ما بداخلهم. وإليك بعض الكلمات والعبارات التي تقوم بتشكيل بعض الأسئلة
المفتوحة الجيدة والتي يمكنك استخدامها كحجر أساس.
\\\"لماذا؟\\\"
\\\"كيف؟\\\"
\\\"أخبرني عن ..؟\\\"
\\\"ماذا تعني بقولك..؟\\\"
\\\"هل بإمكانك توضيح هذه النقطة لي؟\\\"
\\\"ماالأمر؟\\\"
\\\"بم تشعر؟\\\"
\\\"كيف يؤثر هذا على شعورك؟\\\"
لاحظ الفارق هنا بين سؤال \\\"كيف يؤثر هذا على شعورك؟\\\" وبين السؤال
الأكثر شيوعا وهو \\\"هل أنت بخير؟\\\". إذ أن هذا السؤال الأخير يعد مغلقاً
حيث أنه لا يدعو إلى ذكر الكثير من التفاصيل أو الرد بإجابة صادقة. فهو
يحتمل الإجابة بنعم أو لا فقط. و 99% من الأفراد يقومون بالإجابة
\\\"بنعم\\\" على هذا السؤال في 99% من عدد المرات التي يتم فيها توجيه هذا
السؤال إليهم وذلك لأنهم يعلمون أن تلك هي الإجابة التي تريد أن تسمعها منهم إلا
في حالة إذا كان الموقف خطير ولا يحتمل السكوت عليه. وفي العادة ما يستخدم
المديرون تلك من الأسئلة المغلقة في حديثهم مع مرؤوسيهم. ولكن إذا بدأت في
استخدام أسلوب الأسئلة المفتوحة، فلسوف تندهش من تطور العلاقة بينك وبين
مرؤوسيك. وسف تجد نفسك أصبحت واحداً مِن مَن يطلق عليهم المديرون الحماسيون
الذين يستطيعون الحصول على أفضل ما بداخلهم مرؤوسيهم. وسوف يعتقد الآخرون
أن هناك شيئاً غامضاً وخاصاً في شخصيتك. وهذا يعد صحيحاً إلى حد بعيد حيث
إنك تعلم سر أسلوب الأسئلة المفتوحة.
رابعا : الوصول إلى قرارات جماعية
إدارة اجتماع *
إيجابيــة سلبيــة
5- كيف تمتلك تأثيراً في الاجتماعات *
إن الهدف الكلي من عقد اجتماع هو الحصول على أفضل الأفكار والآراء من جميع
الحاضرين . فإذا لم يشارك الحاضرون في الحديث في الاجتماع ويقومون بنقل
أفكارهم للآخرين, فبالتالي لن يجني أحد شيئاً من وراء الحضور إليك بعض
الطرق البسيطة ليكون لك تأثير في الاجتماعات
1. قدم الفكرة التي تريد أن تفكر فيها المجموعة.
2. اربط مغزى الفكرة بآراء طرحت في الاجتماع.
3. دعم الفكرة بدليل مناسب : اربط الفكرة بحقائق ووقائع من بيئة العمل.
4. حاول أن تدمج تعليقك في المناقشة بأن تطلب من المجموعة الاستجابة للرأي
الذي تورده : تبدو هذه المعلومات صحيحة بصورة متساوية ولكنها تتعارض مع
بعض النتائج التي توصلت إليها مجموعتنا وأعتقد أنها تعدل استنتاجنا السابق
بشكل كبير. هل توافقون جميعاً على هذا الرأي؟
6- دليل التخطيط للاجتماع الناجح *
* إن نشاط الاجتماعات نشاط مشوق، رغم أن إدارة الاجتماع عمل شاق، فإنه
ذو مردود،
فالنتائج فيه واضحة وملموسة وقابلة للقياس.
وهنا تكمن أهمية (دليل التخطيط للاجتماع الناجح) الذي يتناول
معلومات وتعليمات وأمثلة
مهمة، تمثل أسس التخطيط الناجح للاجتماعات باختلاف أنواعها، ومن ثم
المتخصصين
وأرباب العمل.
* إن هذا الدليل يمكنك من حل لغز تخطيط اجتماعك القادم، بسرعة
وفاعلية وبمزيد من
الثقة، ويتميز هذا الدليل بما يلي:
1. يبحث المهارات والصفات الشخصية التي تغلب على مخططي الاجتماعات
الناجحة.
2. يتناول أسباب الاجتماعات وأنواعها.
3. يغطى الخطوات التي يقوم بها منظم الاجتماع وما يتعلق به من نشاطات.
4. يضع المعايير الهامة لاختيار المكان المناسب للاجتماع.
5. يبحث تسويق الاجتماع، وكيفية معالجة مواد الاجتماع.
6. يتناول إدارة الحجز والتسجيل وتنظيم الجلسات.
7. يناقش وسائل الانتقال من وإلى الاجتماع، وسائر الأنشطة التي تتم أثناء
الاستراحة.
8. يحوى العديد من التمارين والتطبيقات التي تعين على تفهم الأهداف
التعليمية للاجتماع.
القواعد الأساسية للاجتماع الناجح :
نقدم فيما يلي بعض القواعد الأساسية التي لا بدّ من تطبيقها لإنجاح أي
اجتماع، يبدو هذه القواعد بسيطة ومعروفة وسهلة التطبيق، لكن الكثيرين منا من
يغفل عنها.
1- حدد أهداف الاجتماع:
ماذا نريد أن ننجز؟ لماذا نعقد هذا الاجتماع؟
2- حضر برنامج عمل للاجتماع:
ماذا سنناقش في الاجتماع؟ وزع برنامج العمل على المشاركين في الاجتماع
واسألهم إن كانت مواضيع البرنامج تلقى تأييدهم.
3- حدد وقت الاجتماع:
متى سيبدأ الاجتماع ومتى سينتهي؟
4- اختار مكاناً مناسباً للاجتماع:
تأكد من أن المكان يتسع للجميع، وأن متطلبات الراحة متوفرة فيه.
5- اختار رئيس الاجتماع:
لا بدّ من أن يقوم أحد المشاركين بقيادة الاجتماع، وإلاّ فأن المناقشات
ستكون عامة ومشتتة وغير مجدية.
6- شجّع على المشاركة:
شجّع المشاركين على النقاش والحوار في مواضيع جدول الأعمال وعلى تقديم
آراءهم ومقترحاتهم.
7- اكتب مناقشات الاجتماع:
اطلب من أحد المشاركين أن يقوم بتدوين كل مناقشات الاجتماع وتوصياته
وملاحظاته بطريقة دقيقة وبلغة واضحة.
8- رتّب للاجتماع القادم:
إذا كان لا بد من عقد اجتماع آخر، فعليك أن تحدد موعد ومكان ومحاور
الاجتماع القادم قبل مغادرة المشاركين.
إن تطبيق هذه القواعد الأساسية يساعدك على عقد الاجتماع في وقت قصير،
ويساعدك على الخروج بنتائج أكثر إيجابية من الاجتماع.
الإحاطة بالأهداف *
تعقد الاجتماعات لأسباب كثيرة ومختلفة. ويراعى مقدماً توضيح أسباب عقد
الاجتماع لكل من رئيس الاجتماع والأعضاء المشاركين, ولا شك أن ذلك يساعد على
إنجاح الاجتماع.
تدبر الغرض من الاجتماع
يكون الغرض من وراء معظم الاجتماعات لأحد الأسباب التالية:
نقل المعلومات والنصيحة وتوصيلهما.
إصدار التعليمات.
بحث الشكاوى أو الفصل في المنازعات.
إصدار القرارات أو مباشرتها.
استحداث أفكار مبتكرة.
تقديم أطروحات للمناقشة عادة ما تتعلق بالحلول النهائية.
تصنيف التفاصيل
عند الانتهاء من تحديد الغرض الأساسي من الاجتماع, يمكنك الالتفات إلى
التفاصيل الأخرى, عندئذ يجب التفكير في طول الوقت الذي قد يستغرقه الاجتماع,
مع الوضع في الاعتبار الموضوعات الأولى بالمناقشة, وكيف يتم توزيع الوقت
وتخصيصه لكل موضوع من الموضوعات. وتذكر تخصيص وقت للمهمات التي يتم إنجازها
بالتفويض. ولا بد من جدولة الاجتماع بحيث تتهيأ الظروف للأشخاص المناسبين
والضروريين لحضور الاجتماع. وإذا لم يستطع هؤلاء الحضور, فيتعين إعادة
ترتيب الاجتماع وجدولته لينعقد في الوقت المناسب. أما الاجتماعات التي تعقد
بانتظام فعليك بالتدقيق في توالي الفواصل الزمنية, ومدى إفادتها للغرض من
الاجتماع دون تضييع الوقت سدى.
أسئلة لتطرحها على نفسك:
س : هل الهدف من الاجتماع واضح لكل فرد ؟
س : هل يقتضي الأمر حضور كل الأشخاص حتى نهاية الاجتماع؟
س : هل هناك طرق أفضل من عقد اجتماع لمواجهة الموضوعات والمشكلات؟
س : هل هناك أفراد اعتادوا عدم حضور اجتماعات, ولكنهم قد يقدمون إسهامات
مفيدة إذا حضروا هذه المرة؟
س : هل من الممكن أن يستفيد الاجتماع من استخدام أي وسائل بصرية معاونة؟
تقييم الأهداف الشخصية
سواء أكنت مترئساً للاجتماع أم كنت مجرد أحد الحضور, فلا شك أن ذلك ينعكس
على الأهداف المرجوة من عقد الاجتماع, كما هو الأمر مع أهدافك الشخصية.
وقد يتضمن جدول الأعمال بعض المفردات ذات الاهتمام الخاص بالنسبة لك, وعلى
سبيل المثال يجب أن يكون لديك تصور جلي فيما يتعلق بالنتائج التي تعتبرها
مقبولة, وحينئذ يمكن لك أن تبدأ في الإعداد للاجتماع طبقاً لذلك. كما
تواجهنا مسألة أخرى تتعلق بمدى إمكان خفض معدلات الوقت الذي يستغرقه الاجتماع.
وإذا عقدت العزم على عدم حضور الاجتماع كله, فإنه يتعين عليك إخطار رئيس
جلسة الاجتماع بذلك مسبقاً.
تعزيز الأهداف
إذا ما ترأست اجتماعاً, فابدأ محاضر الاجتماع بتلخيص
الأهداف حتى يمكن للمشاركين استيعابها على مدار وقت الاجتماع.
كما يجب عليك تذكير المشاركين بالقرارات التي يجب اتخاذها وأنسب توقيت
لذلك بالإضافة إلى المعلومات التي سوف توضع قيد التداول. وإذا لاحظت أن
المشاركين يحيدون عن صلب الموضوع المطرق للبحث, فاعمل على لفت أنظارهم إلى مدى
محدودية الوقت المخصص لمناقشة كل موضوع. وعند حضورك أحد الاجتماعات, تأكد
أنك على أهبة الاستعداد للانخراط في النقاش حول الموضوعات المطروحة, ولا
سيما ما يعنيك منها.
· قيامك بتحديد أهدافك لا يمكنك تحديد نوع الاجتماع الذي تحتاجه. لذلك حدد
أهدافك وطول مدة الاجتماع, ثم قم بدعوة المشتركين.
أنواع الاجتماعات وخصائص كل نوع منها :
لكل نوع من الاجتماعات قوانينه الإجرائية الخاصة, فالاجتماعات السنوية
العامة يجب أن تعقد وفق مقتضيات القانون الخاص بذلك. أما النوعيات الأخرى من
الاجتماعات, فهي اختيارية, ويدعى لانعقادها من أجل اتخاذ قرار معين أو طرح
موضوع ما للمناقشة.
اعداد/اشرف انور جرجس
مشرف مكون التعليم المجتمعي
هيئة كير الدولية مصر
04-04-2005, 08:16 PM
العرض العادي
